oa新闻中心
oa新闻中心

企业要如何让OA办公系统融入单位的日常工作?

发布时间:2018-10-18 发表者:Admin 来源:厦门宇博OA [关闭]
宇博软件:如今,随着我国计算机信息技术水平的不断提高,许多的企业对厦门oa办公系统进行了引进。不过,许多的企业实施了oa办公系统却不能把系统融入到日常工作。那么企业要如何让OA办公系统融入单位的日常工作呢?接下来,小编就来为大家大致介绍下吧。

如今,随着我国计算机信息技术水平的不断提高,许多的企业对厦门oa办公系统进行了引进。不过,许多的企业实施了oa办公系统却不能把系统融入到日常工作。那么企业要如何让OA办公系统融入单位的日常工作呢?接下来,小编就来为大家大致介绍下吧。

1、建立规章制度,各部门协调配合

OA办公系统往往涉及单位各个部门及人员,涉及面较广,其引入的新的管理理念和模式,很大程度上改变了员工传统的作业习惯。在推广过程中,难免要遇到各种阻力,因此,要从制度上、人员上加以保证。首先,通过将OA办公系统的实施制度化,制定OA办公系统运行的规定及一整套实施细则,明文要求系统的使用,尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。

同时,在人员方面,单位领导要带头坚持使用,不使系统卡在某些关键的审批环节,且各部门之间也要充分协调配合,利用OA办公系统的信息共享平台,把行政管理和业务实施在OA办公系统平台上开展起来,以促进系统迅速、切实地应用起来。

2、数据迁移,数据共享

企业要打破传统的信息孤岛现象,就要对数据资源进行统一规划,并制定统一的数据标准和建立整个OA办公系统共享的中心数据库。在OA办公系统实施推进的过程中,需要整合旧系统遗留的历史数据,存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况,如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移,常常会让新的OA系统成为空壳,无法支持业务的顺利开展,而整理数据的工作往往耗时费力。

为此,建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时,针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况,OA系统作为日常办公的基本业务平台,允许用户方便地自定义各种业务流程和表单,和其他系统进行数据整合,生成各种统计报农,预留良好的接口,方便信息数据的导入导出,从而能量大限度地减少使用者的重复劳动。

3、充分运用人性化设计与管理

OA办公系统本身设计上要增加一些人性化的东西,比如领导工作繁忙,可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度。在审批的界面可以设定一些常用的审批语言,以供简单点击选择,从而可以尽量简化审批流程。比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行,可以配合使用手写板。在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组,实现短信、邮件有针对性的群发。而随着4G移动网络的部署,移动OA系统可将原有OA办公系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机,让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利,从而更乐于接受系统。

可以通过分布实施系统进行人性化的管理,从易到难启动各个功能模块,先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能,如信息发布等,而一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块,可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户。弱化用户对新系统的抵触情绪,以确保实旄和推广的效率。

4、全面进行用户培训

网络化的OA办公系统使得几乎人人都可能成为OA办公系统的用户,对用户的培训决定了OA办公系统的使用程度,用户培训是成功实施OA办公系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行,针对不同的管理层级(高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户),不同的用户权限(系统管理、业务管理、行政管理)制定相应的培训方案。通过对OA办公系统理论、OA办公系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训,使用户明确OA办公系统原理、相关管理理论和具体的OA办公系统实施方法,从而提高人员的技术水平。最重要的是,要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识,提高积极性和主动参与意识,提高和增强全员的信心和热情,使所有员工都能尽快地进入角色。

好了,以上就是小编对企业要如何让OA办公系统融入单位的日常工作的大致介绍了,希望以上的内容能够给您带来帮助,如需来哦姐更多oa系统相关资讯可点击本文链接进行查阅哦!


原载:宇博oa
本文地址:http://www.yubooa.com/newsView-n1847.html
版权所有。转载文章者,必须保留原载,本文地址,完整的链接和地址,不得以任何理由修改链接和地址。
分享到: