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发布时间:2012-12-26 13:46:24 发表者:huanjue 来源:厦门宇博OA[关闭]
宇博软件:   前言:之前我们谈了宇博的OA项目管理解决方案,现在笔者再来详细剖析OA项目管理过程中如何进行有效的项目文档管理,目的是为了帮助宇博的用户能更好的利用OA进行完善的项目管理。  一、项目文档管理简介  项目文档管理跟OA文档管理最大的不同是项目文档管理只管理有关项目的文档,而OA文档管理是管理整个企业的文档,这是管理范围的不同。其主要是指将项目计划初始至计划结束所涉及到的项目

  前言:之前我们谈了宇博的OA项目管理解决方案,现在笔者再来详细剖析OA项目管理过程中如何进行有效的项目文档管理,目的是为了帮助宇博的用户能更好的利用OA进行完善的项目管理。

  一、项目文档管理简介

  项目文档管理跟OA文档管理最大的不同是项目文档管理只管理有关项目的文档,而OA文档管理是管理整个企业的文档,这是管理范围的不同。其主要是指将项目计划初始至计划结束所涉及到的项目文档进行分类收集管理,这些文档有项目计划书、项目可行性分析、项目报表、项目经验总结、项目实施成果呈报等,而这些文档都是跟项目的实施有着紧密联系的,因而管理好这些项目文档也是不可忽视的。

  二、项目文档管理的重要性

  项目文档管理好后,高层领导可通过文档来了解整个项目的一些具体状况,比如上述所说的项目计划书中可以看出整个项目的整体规划蓝图,而项目可行性分析可看出这个项目是否值得去投资和实施,项目报表可以看出项目进行过程中的一些数据,项目经验总结可以积累该项目的实施经验,项目实施成果可以看出项目最终取得的效果及成绩。

  良好的项目文档管理就是掌控好项目每个阶段的文件,而后集合成一套有利于企业项目实施的项目文档,帮助企业了解项目的进度及项目存在的问题,便于以后在实施相同项目的时候规避风险,避免犯同样的错误,这也是企业规避风险和节约成本的方法之一。

  三、企业项目文档管理问题

  现今企业都会重视项目文档,但是他们的重视是表面的,他们主要是注重档案文档的保存,而并没有注重文档的分类管理,也就是说,即使他们的文档保存下来了,但还是杂乱无章的,在获取文档信息方面也是较慢,这是企业项目文档管理问题的第一种情况。

  第二种情况是企业并不在乎文档的保存,更不外乎管理,这个问题的主要表现是企业在实施项目过程中没有留下比较有用的文档,各个细节方面都由不同的人员负责,一切操作都是靠员工的经验来实施,而随着员工跳槽等,这些所谓的“脑袋文档”也就去了竞争对手那了。

  了解更多:企业项目管理问题

  四、如何进行有效的项目文档管理

  传统的管理是建立在人力之上的,而现代化的管理是建立在信息化手段之上的,所以谈到如何进行有效的项目文档管理,我们就不得不说OA信息化了。OA项目文档管理功能包括公司文档、我的文档、我的收藏、我的网盘等(具体功能笔者在“OA文档管理的应用”一文中已详细给出图文详解)。这里笔者要强调的是,OA项目文档管理是协同软件,其还需企业内部对OA项目文档管理表示认可,依规去执行项目文档管理


原载:宇博oa
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