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发布时间:2012-10-24 14:8:49 发表者:huanjue 来源:厦门宇博OA[关闭]
宇博软件: 一、简介办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就大都叫OA,即办公自动化。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管

一、简介

      办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就大都叫OA,即办公自动化。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。

      计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,作为信息科学的载体和核心,计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

二、办公自动化五大特性

  这五大特性包括:开放性、易用性、健壮性、严密性和实用性。其中开放性是未来办公自动化系统发展的重点。

  这是因为与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成,是OA办公系统的大势所趋。只有具备开放性的OA办公系统,才能与其他信息化平台进行整合集成,帮助用户打破信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。如今,大部分组织内部人员年龄跨度较大,众口难调,只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标,也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外,不实用的OA办公系统,无论看起来功能多丰富,性价比多高,都可能造成与企业和行业发展的不配套,无法达到提升效率的目的。

  专业版平台的特点概括为以下几点。

  一个平台:

  统一的基础管理平台,实现用户数据统一管理、权限统一分配、身份统一认证。

  两个门户:

  统一规划门户网站群和协同办公平台,将外网信息维护、客户服务、互动交流和日常工作紧密结合起来,有效提高工作效率。

  集团化管理:

  应用对象覆盖多级机构,实现“大OA套小OA”的应用模式。

  四大应用:

  工作流程、知识管理、沟通交流和辅助办公四大核心应用。

  开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

  制度“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面,而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求,所以,支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性,能够从其它软件系统中自动获取相关信息,并完成必要的关联性整合应用。

  从技术上看,采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此,软件就能预留大量接口,为整合其他系统提供充分的技术保障。同时,现实的整合经验也必不可少,因为整合应用不光涉及到技术层面,还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。

三、内涵和外延

       在新的时期,基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展,人们对办公自动化的认识也越来越清楚,从网络的性质来看,办公自动化应定位于内部网(Intranet),从办公性质来看,办公自动化应定位于数字化办公,从信息化建设的角度来看,办公自动化应是信息化建设的基础。

  办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解,才会使办公自动化有用武之地,只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累,沉淀,办公自动化才能发挥作用。

  办公自动化的灵魂是软件,硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放,通过授权确保信息的安全和分层使用,使得数字化办公系统有可以启用的前提,通过开放,使得信息共享成为现实。

  办公自动化建设与现阶段政府上网工程之间的关系,政府上网工程一直是近一两年业界炒作和关注的热点之一,政府上网工程是由于互连网的普及,政府部门把一些政务信息发布到Internet上,进而在网上建立与老百姓沟通的渠道,以实现政务公开和政府行为接受监督的目的。从实际效果来看,很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信息,实质性的工作却非常少。并且,在很多情况下,很多人将办公自动化和政府上网混为一谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程。甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。实际上,从网络划分的角度,政府上网工程是外网建设,办公自动化工程是内网建设,办公自动化工程是政府信息化的基础,政府上网工程是政府信息化的对外表现形式,办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。只有办公自动化工程的建设并运转成功,政府上网才会有源源不断的信息发布,政府上网才有意义,否则政府上网工程就会变成无源之水。当然,政府上网工程的宣传对中国信息化建设也起了一定的推动作用。

四、功能

      办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化,就是要创造一个集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。

  具体来说,主要实现下面七个方面的功能:  

         (一)建立内部的通信平台。
 
      建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

  (二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。

  (三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

  (四)实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了,需要什么东西不能及时找到,甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

  (五)辅助办公。牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

  (六)信息集成。每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

  (七)实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

  目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:

  ▲起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

  ▲已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。

  ▲已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。

  ▲已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。

  办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

阅读更多:企业OA的优点有哪些?  怎么让OA发挥其最大的优势


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